上個月16日至21日，國際報關(guān)協(xié)會在上海舉辦了2016報關(guān)國際年會，來自20多個不同國家， 500多位全球來賓齊聚一堂，30多位領(lǐng)導(dǎo)嘉賓作重要演講，會議持續(xù)五天，全程中、英、日、葡四種語言進行會議同傳，上海市副市長、楊浦區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)、海關(guān)總署署長、均出席開幕式，大會流程包括三天的主會場會議、一天理事會會議、兩場招待晚宴、半天企業(yè)交流會、一場浦江夜游、一天蘇州旅游、多場簽約、會晤、考察、招待等等近十多項大會及大會周邊活動，吸引了20多家主流媒體現(xiàn)場報道，央視新聞直播間更是進行了主題報道。          

這樣一場全球性的會議，內(nèi)容之多、范圍之廣，實屬一場典型的MICE性質(zhì)的國際大會，或許你會想，是誰籌備和策劃了這場大會？一定是一家經(jīng)驗豐富的MICE公司吧？又或者是一家知名的公關(guān)公司？還是一家牛逼的廣告公司？

NoNoNo，其實最終這場大會，是由一家專業(yè)的活動公司，全權(quán)代理了整個大會的籌備、策劃和執(zhí)行。

首先還是先來給大家科普一下：什么是IFCBA會議？

IFCBA國際會議，是國際報關(guān)同盟組織每年一度的全球性國際年會，國際報關(guān)同盟簡稱IFCBA，上一次大規(guī)模舉辦是在2014年的韓國首爾，今年5月在上海是首次在中國舉辦，同時也是國際報關(guān)行業(yè)會議中參會人數(shù)最多、規(guī)格最高、范圍最廣、內(nèi)容最豐富、形式最多樣的一屆盛會，，本次大會由IFCBA國際報關(guān)協(xié)會、CCBA中國報關(guān)協(xié)會主辦，上海欣海報關(guān)有限公司承辦，多家贊助商共同協(xié)辦，活動管家作為本次大會的代理方，全權(quán)代理了本次會議的統(tǒng)籌策劃、供應(yīng)商管理、財務(wù)管理、會務(wù)執(zhí)行等大會活動內(nèi)容，并且順利完成。

從初次接洽再到方案執(zhí)行，整個會議籌備期長達9個月之久，活動管家作為本次大會的代理方，代理工作不僅僅只包含會務(wù)活動，還涉及到了參會者報名、繳費、財務(wù)管理、酒店入住接待、VIP接待、外賓接待、贊助商權(quán)宜、接送機、旅游、翻譯等等各項大會周邊，在這期間經(jīng)歷了好幾次方案更改、供應(yīng)商更換、設(shè)計改動項目變更，不得不說這確實是一場名副其實的國際性MICE會議，而我們作為一家重度垂直做活動的公司，代理的很多服務(wù)項目其實都超出了我們的服務(wù)能力范疇。 

可為什么我們還是會成為這次大會的代理方？主辦方為什么會選擇我們？我們的優(yōu)勢在哪里？籌備中又遇到過哪些問題？活動公司到底能不能駕馭MICE大行業(yè)范疇？活動管家到底靠不靠譜？ 

為此，讓我們來一個會議籌備的大回顧吧！接下來小編將會以不同的階段分別闡述整個項目的籌備過程，帶大家一同走進“一家活動公司是如何成功完成一場MICE性質(zhì)的國際大會”背后的故事。

一、 接洽初期。關(guān)鍵詞：快速、積極、主動

首先，是接洽初期，每一個案子在接洽初期時，其實都是需要項目管理者用心對待的，就好像男女第一次見面，第一印象非常重要，它潛在的決定了客戶對你專業(yè)度和響應(yīng)度的第一感受，甚至在后期的方案對決PK當中非常加分。在本次大會的接洽初期，我們給出了三個重點關(guān)鍵詞：快速、積極、主動。

先說快速：2015年8月活動管家接到了這個項目，當時的項目訊息是：一家報關(guān)企業(yè)要做一個有外賓參會的大型會議，并且需要接送機和外地旅游的方案，需要一家有過涉外活動的會務(wù)公司做方案策劃并盡快報價。項目管理者在拿到客戶信息后就立刻跟客戶進行了電話溝通，當時跟客戶對接的是承辦方市場部的一位C先生，通過跟C先生的電話溝通，項目管理者立即在內(nèi)心快速給這個項目做了三點定位：一、通過C先生對會議的描述和對會務(wù)公司的需求判斷，C先生為甲方公司的人員，二、這是一場國際性的高規(guī)格會議，會議要求一定遠遠不止會務(wù)活動這么簡單，三、既然客戶是從網(wǎng)絡(luò)廣告搜索到活動公司并要求提案和報價，那就說明客戶暫時沒有指定供應(yīng)商，一定是有競標的機會的。

Tisp：服務(wù)性活動行業(yè)，“主動”一定是頭把撬開項目大門的鑰匙之一。

        再說積極：于是項目人就立即加了C先生的QQ，并開始根據(jù)他所描述的訊息，開始搜集客戶公司、國際報關(guān)協(xié)會、以及一切與報關(guān)相關(guān)的行業(yè)信息，再次進行第二次更詳盡的溝通，在這一次溝通中了解到C先生的上級是做會議統(tǒng)籌安排的，方案要經(jīng)由C先生遞給他的上級G經(jīng)理，再遞交給做決策的總經(jīng)理，這是項目人了解到的很重要的一個客戶訊息，了解到這一點后，我們在后期方案策劃中也一直積極的跟C先生保持溝通的頻率，希望能夠得到他上級的準確反饋。

    Tisp：積極啊各位，你不搶先一定有人搶在你前面，客戶一定是多家選擇，優(yōu)先擇錄，但積極不一定是要時常聯(lián)系客戶，而是積極尋求項目訊息，找合適點與客戶一直保持溝通。

        第三點主動：在了解到這些準確的信息后，項目人主動跟上級們匯報了這些訊息，并且希望他們能夠重視這個項目，并在方案制作上請團隊重點對待，于是一個活動小組迅速組成，并在很短的時間內(nèi)就完成了會議主KV設(shè)計和方案流程規(guī)劃，方案完成非常完整，并且效率非常高。

Tisp：你看，正因為我們快速響應(yīng)了客戶，積極的跟進和溝通，并主動形成團隊討論協(xié)商，讓我們在當時同時提供代理服務(wù)的各家服務(wù)商PK中，第一輪第一個提交了并且是最完整的首個方案，正是這一點讓客戶印象很好，并非常清晰的記住了我們。

二、 方案策劃與報價。關(guān)鍵詞：方案抓重點、報價顯優(yōu)勢

說到方案與報價，正是一個項目的靈魂，它直接決定了整個活動的走向和氣場，好的方案策劃和精準的報價，會讓客戶在活動籌備前期的時候就能夠完全信任你的專業(yè)度，并在活動理解上與你達成一致，哪怕后期再做修改調(diào)整，客戶與你都是在同一個緯度在進行溝通與交流。在本次大會的方案策劃與報價中，我們給出的兩個重點關(guān)鍵詞是：方案抓重點，報價顯優(yōu)勢。

先說方案抓重點：在方案制作的過程中，我們除了拿手的大會氛圍設(shè)計和會務(wù)流程安排之外，當時客戶的重點在于接送機安排和蘇杭旅游這兩塊方案，由于這不是我們的強項，所以我們直接請到長期合作方的旅游第三方來代理旅游項目，所以在當時的方案制作當中，旅游這一塊我作了重點制作和推薦，并且明確說明是由專業(yè)的第三方供應(yīng)商來代理，給到客戶他最想要看到的方案細節(jié)和供應(yīng)商推薦。

Tisp：其實不一定要大包大攬，專業(yè)的人做專業(yè)的事，你既然是做垂直活動的，那么旅游這一塊一定不是你的強項，與其包下整個攤子，不如分出幾塊，給到最適合的行業(yè)同伴一起干，既省力又穩(wěn)妥。

第二點報價顯優(yōu)勢：由于這場會議的知名度，當時競標的行業(yè)公司不在少數(shù)，在報價制作時我們進行了多天會議的成本核算，同時也將報價原則定在了要有一定優(yōu)惠價格的原則上，因為我們清楚我們的優(yōu)勢不在于MICE活動經(jīng)驗，所以必須要在價格方面給到客戶最大的空間，讓我們的優(yōu)勢能夠在最大程度上放大。而這一點也在日后的提案過程當中也確實爭得了不少分數(shù)。

Tisp：不得不說，價格仍然是所有行業(yè)最能左右客戶的籌碼啊，特別是活動行業(yè)，傳統(tǒng)的成本核算和報價潛規(guī)劃已經(jīng)快要跟不上這個行業(yè)發(fā)展的步伐，盡快找出最有利的辦法替你的客戶省錢，才是打破傳統(tǒng)的最佳利器。

三、 提案與跟進。關(guān)鍵詞：準備充分、角色變換、態(tài)度誠懇、不放棄

最漫長的過程之一，就是接下來的提案與跟進了。在近四個月的合同敲定前期，我們經(jīng)歷了幾次大起大落，幾經(jīng)覺得快要提案成功卻又失之交臂，正要心灰意冷時又柳暗花明，回觀歷程，其實是場特別有意思的活動收獲。在這里我們給出四個詞匯：準備充分、角色變換、態(tài)度誠懇、不放棄。

先說準備充分：大的提案我們總共進行了兩輪，兩輪提案我們都慎重對待并準備充分，并且我們也分別在各個大大小小的會議中，根據(jù)會議需要，分別“征用”了公司的各位總監(jiān)和團隊一同前往，目的也在于想讓客戶知道我們的團隊優(yōu)勢以及重視程度。

Tisp：團隊也不能一直躲在幕后，像這樣的大會籌備，例如設(shè)計或執(zhí)行需求上進行到了一定深度時，一定是需要團隊中的負責(zé)人和客戶面對面溝通的，如果可以，在準備充分的情況下，在籌備初期就以團隊成員出擊，一個好漢三個幫，多人頭腦風(fēng)暴一定比單打獨斗強。

接下來說到角色變換：整個方案在提案的過程是比較漫長的，從提案到敲定合作，中間經(jīng)歷了好幾個月，回觀過程，其實我們的角色經(jīng)歷了幾次大的變更，從一開始的全權(quán)代理，到中途的推薦其他供應(yīng)商代理，再到最后的全權(quán)代理，雖然角色幾經(jīng)變更，但是究其根源，在角色變化的過程當中，我們是始終站在客戶的角度去考慮并推薦的。

Tisp：誰都想做全權(quán)代理，但是若能站在更高點來考量：一、誰來做這個全權(quán)代理更專業(yè)更合適？二、誰來做這個全權(quán)代理為客戶更省成本？當我們在真的為客戶考慮這個問題的時候，其實已經(jīng)體現(xiàn)了我們的專業(yè)和用心，客戶當然能感受到。

接下來是態(tài)度誠懇：我們是一家專業(yè)的活動公司，但是本次大會的性質(zhì)其實遠超于我們公司的業(yè)務(wù)范疇，它囊括了太多MICE行業(yè)的眾多專業(yè)領(lǐng)域，我們在提案的過程當中，也遇到了很多強勁的對手，但是在這期間，我們還是始終高度響應(yīng)，積極配合客戶的各種會議要求，包括客戶來公司考察，我們也提前做好準備工作，并請部分合作方和供應(yīng)商過來一同與客戶開會討論。

Tisp：沒有人會討厭一個態(tài)度認真，誠懇做事的服務(wù)商，即便你的經(jīng)驗可能會差那么一點，但只要主體服務(wù)是專業(yè)的，態(tài)度誠懇去爭取，哪怕這次沒有成功，下次客戶也會想起你啊。

最后是不放棄：其實提案到敲定的最后一個月的時候，客戶已經(jīng)通過前幾個月籌備，成立了他們內(nèi)部的大會工作組，在第三方的選擇上，也有了眾多專業(yè)公司的選擇，在冷落了我們大概2個月左右之后，當時我們已經(jīng)認為不太有希望爭取得到這個項目了，所以后來專門我們發(fā)了一封感謝郵件給到客戶，感謝她在提案過程當中對我們的信任，并希望她能夠順利找到供應(yīng)商并圓滿完成會議，在這封郵件發(fā)出之后，客戶很快回了郵件表示感謝并希望有機會合作，于是我們又繼續(xù)跟進，得知客戶仍未選定第三方，在我們不斷繼續(xù)的跟進后，最終終于在2015年年底基本敲定了合作意向。

Tisp：放棄特別容易，但加上個“不”字，就如同上坡路一般，一念覺得累停下，也許就真的差那么幾步你就登不了頂?；顒赢斨械母M期就像上坡，別怕坡長，只要不放棄的跟進，才有機會登頂。

四、 籌備期。關(guān)鍵詞：全局觀、贊助商權(quán)宜、時間推進表

籌備期，最漫長的活動過程之二，由于籌備事宜太多，所以我們挑選了三個比較有代表性的，不同于一般活動公司籌備重點的關(guān)鍵詞：全局觀、贊助商權(quán)宜、時間推進表。

先說全局觀：在敲定了合作意向后，我們與客戶開過幾次會議，每次會議下來都覺得挫敗感十足，因為在去之前我們認為已經(jīng)準備的很充分了，可是會議中討論的事宜遠遠超出我們的準備，兩次會議下來，我們意識到以往的工作活動習(xí)慣讓我們只關(guān)注到活動本身，而我們這次的角色是大會全權(quán)代理，是要涉及到大會以及大會周邊的所有事宜，我們必須要站在更高的層面去考慮問題，并給到客戶更專業(yè)的建議。所以我們立即轉(zhuǎn)變垂直活動籌備的固有思維，在后面的籌備過程當中，一邊做會務(wù)活動的推進事宜，一邊做各種會議周邊籌備計劃，包含了大會的主體統(tǒng)籌與所有供應(yīng)商統(tǒng)籌，將這些都寫入計劃書和方案推進表，并統(tǒng)籌起來給到客戶選擇，總體來說，就是把所有供應(yīng)商需要考慮的問題都要裝到腦子里，并且落地到實際的執(zhí)行表單當中去。

Tisp：活動公司的服務(wù)理念是活動本身，而一場MICE活動涵蓋的東西不止活動主體，還包含了好多活動周邊，在籌備過程中，若沒有全局觀，是沒辦法推進活動及活動周邊事宜的。

再說贊助商權(quán)宜：在贊助商權(quán)宜上，本次大會在各個環(huán)節(jié)都有贊助商贊助，贊助總費用也達到了近100多萬，比重非常大的，如此多的贊助商權(quán)宜安排，活動公司如何做到專業(yè)有序的統(tǒng)籌和安排？我們給出的建議是：一、梳理。在招商初期，一般在招商初期，主辦方是迷茫的，有的主辦方有資源，有的沒有資源，例如這一次的主辦方是有較豐富的資源，但是不知道該如何調(diào)用和爭取，所以我們先要搞清楚主辦方有哪些資源，然后我們幫助他們做一下招商資源的梳理，再給到他們合理的建議；二、整合。根據(jù)大會的會務(wù)規(guī)模和資源整合，協(xié)助主辦方擬定一套可以落地的贊助商權(quán)宜，“可以落地”非常重要，因為在這一點上是跟大會的會務(wù)籌備是同步的，也就是說前期的規(guī)劃贊助商權(quán)宜的時候，就要考慮到這些權(quán)宜可否落地，并且要考慮到權(quán)宜的費用高低與權(quán)宜的落地需要匹配；三、敲定。在招商的推動過程當中，要根據(jù)贊助商實際情況的逐一敲定，完善贊助商落地權(quán)宜的細節(jié)，本次活動中在現(xiàn)場中也出現(xiàn)了一些贊助商權(quán)宜落地不完善的細節(jié)錯誤，也是因為在前期的推動敲定當中沒有做完善；四、落實。盡早跟贊助商對接，例如展商資料、會刊內(nèi)頁資料、等等有關(guān)設(shè)計方面的對接越早越好，做一個贊助商權(quán)宜落地細節(jié)表，使得主辦方也能夠有足夠的時間與贊助商溝通，也能爭取到更多的贊助商。

Tisp：最好專門分一個小組來對接贊助商權(quán)宜，這涉及到前期規(guī)劃和后期落地執(zhí)行，是一項復(fù)雜的統(tǒng)籌工作，贊助費超100萬的大會需要成立贊助商工作小組，專門服務(wù)贊助商對接。

再者是時間推進表：在時間推進表這個表單制作上，經(jīng)歷了好幾個大的改動，首先，我們之前傳統(tǒng)的時間推進表是完全不能滿足這次大會的籌備要求的，因為完全 是從會務(wù)角度出發(fā)，所以在跟客戶幾次的溝通會議下來，最終由客戶主導(dǎo)，出了一版全面版的會議所有事項時間推進表，這里面包含了會議各方的籌備事項和推進時間點，人員方面涵蓋了欣海會務(wù)組、獨秀會務(wù)組、翻譯人員、志愿者、等等其他所有供應(yīng)商。

Tisp：由此我們可以總結(jié)出，在這樣的MICE性質(zhì)大會的籌備初期，我們不需要制作太過詳細和偏現(xiàn)場的事項推進，而是要羅列出大會在籌備期的大事件推進點及事件負責(zé)人，在后期籌備的推進當中，逐漸將大事件明細化，拆分為一個個事項，逐一推進，要告訴并引導(dǎo)客戶，在每一個階段的事件推進重點是不一樣的，總結(jié)一句話，每一個時間推進階段都有側(cè)重點，初期抓全局重點，中期抓負責(zé)人推進，后期抓現(xiàn)場細節(jié)。

五、 執(zhí)行期。關(guān)鍵詞：國際化、VIP、掌控力、應(yīng)變能力

終于來到了大會的現(xiàn)場執(zhí)行期，這簡直就是一場戰(zhàn)斗，但對熱愛活動的小伙伴們來說，又是一場盛宴。因為每天都在見證著前期的策劃和籌備變成現(xiàn)實。我們針對這場MICE性質(zhì)的會議，總結(jié)了四個關(guān)鍵詞：國際化、VIP、掌控力、應(yīng)變能力。

第一點國際化會議：本次會議來賓有一半是外賓，并且有四種語言同步會議，所以這需要會務(wù)組考慮到一個非常重要的問題，就是在會務(wù)的方方面面，都要考慮到國際慣例，比如：參會的20多個國家代表的座位排列順序需要按什么標準？來賓簽到時身份的識別如何規(guī)劃？餐飲的安排要考慮到宗教信仰？每一個國家的語言語種都要考慮周全？這里舉一個失誤的小例子：參會人員的證件我們在前期分為了VIP嘉賓（Guests）和參會者（Visitors），旨在把領(lǐng)導(dǎo)和參會者區(qū)分開，但是在第一天簽到時遇到了來參會的外賓，認為他不能帶普通參會證，也就Visitors，單詞直譯過來是外訪者，但在我們這里是把他規(guī)為了參會者。產(chǎn)生這樣的問題是因為我們沒有站在國際會議的角度去考慮會議細節(jié)。

Tisp：國際會議一定需要嚴謹?shù)耐庹Z指導(dǎo)，在會議的方方面面都需要體現(xiàn)。

第二點VIP接待：本次會議的VIP主要有這樣幾類：政府領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、重要外賓。這樣的組成使得所有的VIP服務(wù)都要圍繞一個主題：誰為主導(dǎo)？這體現(xiàn)在會議的方方面面，會談會晤、各國會見、簽署協(xié)議、等等，在這些活動中，領(lǐng)導(dǎo)的級別，桌次的擺放，禮儀的指引，都需要根據(jù)“誰為主導(dǎo)”來展開一系列的安排，主線領(lǐng)導(dǎo)的時間與動線安排出來后，其他的人員安排全部依次開來，主線領(lǐng)導(dǎo)的流程清晰暢通了，VIP接待的常規(guī)要求照做就沒問題了。

Tisp：不是每場有VIP的會議都是這么安排，需要根據(jù)當下的實際情況進行調(diào)整。穩(wěn)妥的建議是：企業(yè)方聽協(xié)會方，協(xié)會方聽領(lǐng)導(dǎo)方，領(lǐng)導(dǎo)方會依活動主題安排與主辦方協(xié)商，而我們活動方則需要聽主辦方和承辦方。

第三點掌控力：聽起來是個很虛的詞，但這詞若要放在在活動現(xiàn)場當中解釋，那必定是：抓清活動現(xiàn)場重點的能力。作為項目管理人，你一定要清楚的知道今天這一場活動當中，最重要的那幾個點在哪里？并且預(yù)見到這幾點可能會出現(xiàn)的問題？然后做好備案并安排好執(zhí)行人員分別管控這幾個點。在會議現(xiàn)場項目負責(zé)人一定是滿場“游走”，但會在每一個重要的點的時刻出現(xiàn)，確保重點流程不出錯。

Tisp：有強大掌控力的前提是：流程內(nèi)容已爛熟于胸，專業(yè)知識已裝在腦中。

第四點應(yīng)變能力：沒有人是機器貓小叮當，但是活動現(xiàn)場有時候真就需要這樣的能力，客戶的要求無非兩點：快速的，滿足他。所以，活動管家的建議是，一、多想。多想客戶想的那個點，甚至超出他想的，你覺得會出錯的或會更改的，那99%都會。二、多做。提前把備案做好，積極的想辦法，就算你覺得無法完成，但也要去做，因為客戶要的不是“對不起我辦不到”，而是“好的我盡力想辦法”。

Tisp：小叮當也有做不到的時候，但如果可以在前期多充分考慮，最好別做小叮當，緊急補救成功對于一個專業(yè)的項目管理人并不是件值得炫耀的事兒。

以上就是活動管家作為一家重度作垂直活動的公司，在歷經(jīng)了9個月的史上最漫長活動籌劃過程后，成功完成了一場MICE性質(zhì)的國際大會的一些感想，愿給那些想要完美籌劃大型MICE活動的專業(yè)活動人們一些經(jīng)驗，也讓大家相信，活動公司也能做MICE。